När vi pratar om nyckeltal i företagssammanhang, tänker vi nog oftast på de ekonomiska och finansiella nyckeltalen och det behandlade vi förra inlägget.
Till skillnad från de ekonomiska nyckeltalen finns inga färdiga formler som alla kan använda. I stället måste varje företag identifiera vilka data man behöver för att rätt och löpande identifiera hur verksamheten utvecklas för stunden. Visserligen finns det i de flesta branscher vissa karakteristiska inslag som går mycket bra att använda i det enskilda företaget, men i slutändan måste det enskilda företaget själv göra läxan.
Så hur gör man då? Till en början måste man identifiera vad som i grunden så att säga driver affären i mitt företag. Låt oss ta några exempel. Inom bilhandeln vet de flesta idag att verkstad och eftermarknad är de mest lönsamma delarna. Men för att få kunder till verkstad och eftermarknad måste man sälja bilar. Alltså kan antalet sålda bilar vara ett användbart verksamhetsmått. Inom konsult- och juristbranscherna är det vanligt att man följer upp hur mycket av den tillgängliga arbetstiden som går att debitera kund. Verksamhetsmåttet ”debiteringsgrad” ger då en bra bild över om den aktuella försäljningen täcker de huvudsakliga kostnaderna. Debiteringsgrad – Ett mått på hur stor del av en anställds arbetstid som kan faktureras till kund. Det används ofta i konsultbranschen och räknas som debiterbar tid i förhållande till total arbetstid. En hög debiteringsgrad innebär att en stor del av arbetstiden genererar intäkter.
Inom handel är det vanligt att använda omsättning och vinst per anställd som verksamhets- och effektivitetsmått. Nyttjandegrad – Anger hur effektivt resurser används, till exempel personal, maskiner eller lokaler. Det är den faktiskt använda tiden i förhållande till tillgänglig tid. En låg nyttjandegrad kan indikera ineffektivitet eller överkapacitet.
På detta sätt blir verksamhetsmåtten ett bra komplement till de ekonomiska nyckeltalen och som företagare/ägare är det viktigast att fokusera på verksamhetsmåtten i det dagliga arbetet. De är också mycket användbara när det gäller att kommunicera mål och förväntningar till personal och i verksamhetsuppföljningen, liksom när det gäller att bedöma behov av omorganisation, nyanställning och nyetablering/utvidgning etcetera
Genomloppstid – Den tid det tar att slutföra en process från start till slut. Det kan exempelvis handla om tiden från beställning till leverans inom produktion, eller från kundförfrågan till färdig tjänst. Kortare genomloppstid innebär ofta högre effektivitet och bättre kundnöjdhet.
Vi kan nu sammanfatta resonemanget i följande råd
- Identifiera de parametrar som driver affären i just ditt företag. Det kan vara det som i ert företag visar till exempel när ni går från röd till svarta siffror.
- Begränsa omfattningen till bara några få men tydliga parametrar – det går inte att fokusera på allt. Detta kan vara något som alla anställda i företaget känner till och förstår.
- Utforma enkla, snabba och lättförståeliga rutiner för löpande insamling av data och presentation av utfall.
Som vanligt finns inga facit, utan varje företag måste själva ta beslut baserat på vad man tycker och tänker och ens vision och mission! Ta gärna hjälp med detta för det kan ge en öppnare och mera kreativ diskussion om detta. Vi blir gärna en av era externa bollplank.