En VD har enligt aktiebolagslagen uppdraget att sköta den löpande förvaltningen i bolaget enligt styrelsens anvisningar. Vad som hör till den löpande förvaltningen beror på bolagets storlek och verksamhet men rör vanligtvis frågor som arbetsmiljö, aktiebok, rutinärenden, ekonomi och bokföring. VD utses av styrelsen och den skriver VD-instruktionen.
En VD som inte sköter sitt uppdrag kan bli ekonomiskt och personligt ansvarig mot bolaget, aktieägarna eller utomstående i det fall han eller hon oaktsamt handlat i strid med aktiebolagslagen, årsredovisningslagen eller bolagsordningen. Ett VD-uppdrag är väldigt brett samtidigt som ansvaret är väldigt långtgående. För att trygga bolagets VD och samtidigt effektivisera verksamheten bör uppdraget specificeras i en VD-instruktion där arbets- och ansvarsfördelningen mellan VD, styrelsen och andra organ tydliggörs. Här följer ett exempel på hur en VD-instruktion kan utformas
VD instruktion i Företaget AB
Denna instruktion gäller den verkställande direktören, nedan även kallad VD, i Företaget AB, nedan kallat aktiebolaget. Denna instruktion är fastställd av styrelsen i aktiebolaget den 30 juni år 2009.
Bakgrund
Den verkställande direktören skall enligt kapitel 8 i aktiebolagslagen sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Denna instruktion begränsar inte VD:s ansvar för aktiebolagets verksamhet enligt aktiebolagslagen. VD i aktiebolaget skall på grund av aktiebolagslagens regler och styrelsens beslut följa nedanstående riktlinjer och anvisningar. Därutöver skall VD även följa särskilda riktlinjer och anvisningar från styrelsen som meddelas för VD:s verksamhet eller ett speciellt ärende.
1. VD sköter aktiebolagets löpande förvaltning, omfattande
a) att leda aktiebolagets verksamhet
b) att verkställa styrelsens beslut
c) att ingå avtal för den löpande verksamheten där aktiebolagets åtaganden inte överstiger 1 000 000 SEK eller är av större betydelse.
d) att ta beslut när det gäller personalen
e) att förvalta aktiebolagets likvida med och ta beslut om upplåning i enlighet med aktiebolagets finansieringspolicy.
f) att fullgöra aktiebolagets arbetsgivaransvar när det gäller förhandlings- och informationsskyldighet enligt MBL.
g) att fullgöra aktiebolagets arbetsgivaransvar när det gäller arbetsmiljö
h) att då det är aktuellt avskriva fordringsbelopp understigande 300 000 SEK
i) att besluta om rättsliga åtgärder i händelse av tvist där aktiebolaget utgör part
j) att enligt ägardirektiven pröva om handlingar kan lämnas ut till allmänheten
2. VD skall ta beslut i förvaltningsfrågor som egentligen utgör styrelsens ansvar i fall där styrelsens beslut inte kan erhållas utan väsentlig olägenhet för aktiebolaget. Styrelsen skall snarast möjligt underrättas om åtgärden.
3. VD skall ansvara för att bolagets bokföring sköts i överensstämmelse med lagar och god redovisningssed. VD skall ansvara för att aktiebolagets medelsförvaltning sköts på ett betryggande sätt. VD skall rapportera av att bolagets skatter och avgifter betalas.
4. VD skall med omedelbar verkan underrätta styrelsens ordförande när det finns anledning till att styrelsen måste ta ställning i en viss fråga eller ett visst ärende.
5. VD skall fortlöpande informera styrelsen om viktiga förhållanden och händelser som berör aktiebolaget.
6. VD skall i samarbete med styrelsens ordförande förbereda styrelseärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden.
7. VD skall i god tid före början av varje nytt räkenskapsår och senast under september månad upprätta och inlämna ett förslag till affärsplan och årsbudget innehållande likviditetsbudget, resultatbudget och balansbudget till aktiebolagets styrelse.
8. VD får inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan tjänsteman inom aktiebolaget samt utfärda fullmakt. VD måste utöva kontroll över hur sådana befogenheter utnyttjas. VD ansvarar för beslut som fattas av tjänsteman som fått befogenhet via delegation.
9. VD får inte ta hand om ärenden som gäller avtal mellan honom och aktiebolaget. Det här gäller även avtal mellan närstående tredje man till VD och aktiebolaget.
10. VD ansvarar för att interna rutiner i den interna kontrollen följs.
11. VD skall närvara vid bolagsstämmor och styrelsemöten.
Sammanfattningsvis kan vi bara starkt rekommendera att ni upprättar en instruktion för VD i bolaget. Ta gärna hjälp av externa rådgivare när det kommer till detaljerna så att instruktionen anpassas till ert företags verksamhet och förutsättningar. Vi hjälper er gärna.