När du startar ett aktiebolag utser du som stiftare företagets styrelse. Det gör du i stiftelseurkunden. Det är sedan styrelsen som leder företagets verksamhet.
Alla aktiebolag ska ha en styrelse med en eller flera styrelseledamöter.
Så vad är då styrelsens roll och huvudsakliga uppgifter. I Aktiebolagslagen (ABL) 8 kap 4 § står det:
”Styrelsen ansvarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets och, om bolaget är moderbolag i en koncern, koncernens ekonomiska situation. Om vissa uppgifter delegeras till en eller flera av styrelsens ledamöter eller till andra, ska styrelsen handla med omsorg och fortlöpande kontrollera om delegationen kan upprätthållas.”
Lagtexten är med andra ord inte särskilt uttömmande men kortfattat kan man påstå att styrelsen är ansvarig för i princip allt. Det betyder inte att styrelsen ska göra allt. Men när styrelsen delegerar uppgifter ska de löpande följa upp att dessa åtaganden hanteras på ett tillfredsställande sätt.
Ett sätt att förtydliga styrelsens roll är att dela in dess huvudsakliga uppgifter i tre olika roller – kontrollera, leda (genom VD) och styra. Om man förenklar kan man säga att kontrollera handlar om dåtid, leda nutid och styra om framtid. Styrelsen har även ansvaret att informera och att säkerställa att informationsgivningen både internt och externt är tillförlitlig.
Kontrollera
För att styrelsen ska kunna fullgöra sin kontrollerande roll behöver de bland annat säkerställa att det finns en god intern kontroll i bolaget. Styrelsen ska därför se till att bolaget har ändamålsenliga system och rutiner för intern kontroll och att dessa tillämpas effektivt samt att eventuella avvikelser rapporteras. Styrelsen behöver även löpande övervaka att bolagets finansiella ställning är tillfredsställande, att lagar och regler följs samt att de risker som är kopplade till verksamheten regelbundet analyseras, värderas och hanteras.
Leda
Bolagets verkställande ledning utgör styrelsens förlängda arm för att operativt leda bolaget och få beslutade åtgärder genomförda. Styrelsens mest grundläggande åtgärd för att ta sitt ansvar är därför att se till att bolaget alltid har en väl fungerande verkställande ledning. Styrelsen behöver även fortlöpande övervaka och utvärdera den och vid behov vidta åtgärder.
Styra
Styrelsen ska sätta en strategi för hur de ska främja bolagets utveckling och ägarnas önskan utifrån bolagsordning och ägardirektiv. Ofta handlar det om att skapa långsiktigt ekonomiskt värde för aktieägarna. Som underlag för sitt arbete bör styrelsen skaffa sig en gemensam verklighetsbild av viktiga omvärldsförhållanden som påverkar bolagets verksamhet samt tydliggöra bolagets nuläge, konkurrensförmåga och andra grundförutsättningar inför framtiden.
Informera
Det är styrelsen som ska säkerställa att bolagets information till ägare, marknad och omvärld i övrigt ger en korrekt, rättvisande och fullständig bild av bolagets utveckling, lönsamhet, finansiella ställning och risker. Extern rapportering består för de flesta mindre och medelstora, ägarledda bolag främst av årsredovisningen, men kan även vara delårsrapporter och emissionsprospekt. Styrelsen har det yttersta ansvaret för att dessa är upprättade enligt lag och god redovisningssed.
I de flesta ägarledda företag är det så att ägare är, förutom just ägare, också styrelseordförande alt styrelseledamot och VD. Som ordförande har man ett tydligt ansvar mellan styrelsesammanträdena. Så vad ska en styrelseordförande då göra utöver att delta i sammanträden? Jas enligt ABL 8:17 § ska en av ledamöterna i en styrelse som har mer än en ledamot vara ordförande. Styrelseordförande har ett övergripande ansvar för styrelsearbetet och har till uppgift att bland annat:
- Organisera och leda styrelsens arbete.
- Fortlöpande följa bolagets verksamhet och initiera lämpliga åtgärder.
- Fastställa dagordning, kalla till sammanträde, säkerställa att protokoll förs samt att beslut fattas och verkställs effektivt.
- Informera styrelsen mellan möten.
- Vara ett stöd/bollplank till VD.
- Vara en länk mellan ledning/styrelse/ägare.
- Se till att VD:s och styrelsens arbete årligen utvärderas.
- Företräda styrelsen och bolaget.
Som synes är det en hel del uppgifter som en bolagsstyrelse och dess ordförande har att svara för när det gäller ett aktiebolagets ledning och styrning. Och eftersom majoriteten av ledamöter, i det här avseendet, är att betrakta som lekmän, är det nödvändigt att sätta av resurser i form av tid och pengar för att fortlöpande kompetensutveckla styrelsens ledamöter. Ta gärna också hjälp av externa rådgivare/bollplank för att en tydlig arbetsordning för styrelsen tillsammans med effektiva rutiner uppföljning. Vi har lång och gedigen erfarenhet och hjälper dig gärmna