Nästan all verksamhet i ett företag bygger på ett eller annat sätt på avtal i varierande form och innehåll. Uppgörelser med kunder och leverantörer, anställning av personal, lån, krediter och leasing, hyra av lokaler med mera, med mera bygger på avtal. Svensk avtalsrätt är därför ett omfattande område och vi börjar här med några av de grundläggande principerna:
- Avtalsfrihet: Parterna har frihet att ingå avtal med vem de vill och om vad de vill, så länge det inte strider mot lag eller goda seder.
- Avtalsbundenhet: När ett avtal har ingåtts är parterna bundna av dess innehåll. Detta innebär att de måste uppfylla sina åtaganden enligt avtalet.
- Pacta sunt servanda: Detta är en latinsk princip som betyder att avtal ska hållas. Det är en grundläggande princip inom avtalsrätten.
- Lojalitetsplikt: Parterna i ett avtal ska agera lojalt mot varandra och inte utnyttja varandras svagheter.
- Oskälighet: Om ett avtal eller en avtalsklausul är oskälig kan den jämkas eller lämnas utan avseende enligt avtalslagen.
- Formkrav: Vissa avtal måste uppfylla specifika formkrav för att vara giltiga, till exempel skriftlighet vid fastighetsköp.
- Fullmakt: En person kan ge en annan personfullmakt att ingå avtal i sitt namn. Fullmakten regleras av fullmaktslagen.
Går vi så över till de mera företagsspecifika avtalsområdena handlar avtalen i mångt och mycket om:
- Hyresavtal för lokaler och/eller mark. Äger företaget fastighet/fastigheter kan det handla, servitut och andra typer av avtal som antingen belastar fastigheten eller ger den en förmån
- Avtal med kunder och leverantörer.
- Anställnings- och pensionsavtal
- Sekretessregler och sekretessförbindelser
- Aktieägaravtal
- Aktieöverlåtelseavtal
- Låne-, kredit- och leasingavtal
- Samarbetsavtal med externa parter för leveranser/transporter, kontorsservice med mera.
Vi ser tyvärr ganska ofta att företag har svaga uppfattningar om vilka avtal man ingått, dess innehåll och villkor. Därför rekommenderar vi starkt att man för någon form av avtalsliggare, där ingångna avtal förtecknas, förfallodatum noteras, var de förvaras och ansvarig inom företaget. Sannolikheten minskar då betydligt att till exempel missa säga upp ett hyresavtal. Låt säga att man skulle vilja minska sina förhyrda ytor och missar uppsägningstidpunkten enligt hyresavtalet, ja då är risken uppenbar att man blir bunden i ytterligare tre eller fem år och måste under den tiden fortsatt betala för ytor man inte behöver. Detta är tyvärr inte allt för ovanligt.
Att ha ordning och reda bland företagets egna avtal är därför en mycket viktig del i företagsledningen. Inte bara för att det ökar den administrativa effektiviteten, utan också för att det kan handla om stora ekonomiska värden. I sin mest allvarliga form kanske rent av hota företagets existens.
Låt oss också något beröra processerna hur avtal kommer till. Med några undantag krävs inte att avtal upprättas skriftligt. Ert företag skickar en offert till en kund och denna accepterar offerten via ett telefonsamtal. Då har ni ingått ett avtal. I många fall räcker detta, till exempel vid en enstaka affär. Men vad händer om avtalet sträcker sig över längre tid med återkommande leveranser, avtalet innebär särskilda åtaganden för kund och/eller leverantör etc. Ja då kan det vara bra att sätta upp ett skriftligt avtal. Det väsentliga då är att parterna på pränt sammanfattar sin gemensamma avsikt med avtalet samt de åtagande respektive part gör genom avtalet. Så tveka inte inför skriftliga avtal. Visst inledningsvis är det lite krångligare med det skriftliga avtalet, men över tid är det ofta betydligt mera komplicerat att på ett bra sätt upprätthålla ett muntligt avtal. Personer som ursprungligen ingick avtalet försvinner av olika orsaker och de som tar över har bristfällig eller ingen vetskap om syften och avsikter med avtalet. Sannolikheten för återkommande och mer eller mindre uppslitande konflikter ökar markant
Tveka heller inte att ta hjälp av extern kompetens innan ni skriver under avtal. I komplicerade fall kan det handla om juridisk kompetens. I andra, mindre komplicerade fall, räcker kanske med någon som har gedigen erfarenhet av förhandlings- och avtalsfrågor. Vi räknar oss till den senare kategorin och hjälper er gärna