I mitten av 1970-talet lanserade ett danskt företag en då helt revolutionerande metod att hantera sin tid, både i arbete och privat. Allt i syfte att som individ bli mera effektiv och strukturerade. Företeelsen koma att kallas för time management och det danska företaget hette följaktligen Time Manager International, TMI. Time management är än idag ett existerande, fungerande och levande begrepp, medan bolaget Time Manager hamnat i skymundan, eftersom det i grunden bygger på kalender och to-do lists med mera i pappersformat och den tekniska utvecklingen har gett oss helt andra digitala verktyg för time management. Lite synd tycker vi eftersom de värderingar och idéer som låg till grund för bolaget Time Managers framgångar tappats bort i övergången till de digitala verktygen. Vi vill därför i veckans inlägg väcka liv i en av de viktigaste TMI-begreppen.
Bakgrunden till detta val är att vi i vår verksamhet återkommande hamnar diskussioner med våra kunder om hur man skall hinna utveckla verksamheten, hur man skall få tid att hitta nya kunder etcetera. Just nu har vi några kunder som just behöver lägga båda tid och fokus på att utveckla sina respektive verksamheter och där alla utan undantag tycker att de aldrig får tid att göra det och frustrationen blir påtaglig. Vi lyfter då gärna fram ”Elefanttekniken”, ett av TMI’s originalbegrepp. Idén bakom den här tekniken är en metafor – du kan inte äta en elefant hel, men delar du upp den i munsbitar är det fullt möjligt. Elefanttekniken är därför användbar när du ställs inför mycket stora uppgifter, det vill säga elefantuppgifter.
Vad är då elefantuppgifter? Jo
- Överväldigande uppgifter som kräver ansträngningar under en längre tid.
- Uppgifter där inga stora framsteg kan skönjas efter varje insats.
- Uppgifter som ofta skjuts upp eller ges låg prioritet på kort sikt.
Exempelvis utveckla en ny produkt, inbrytning på ny marknad eller liknande. Dessa uppgifter är alla ”elefanter” i TMI terminologi. Å ena sidan är vi fulla av goda avsikter att ”sluka” dem, men å den andra förefaller de nästan omöjliga att ”svälja”.
Många människor resonerar som så om sina elefantuppgifter: ”Elefanten är för stor för min mun. Det är bäst att jag väntar med att äta den tills min mun har blivit tillräckligt stor.”
Men det blir den aldrig, så inga elefanter blir ätna varken i dag eller någon annan dag.
I princip är det enda sättet att äta en stor elefant när man har liten mun att göra elefanten mindre. Det kan man göra på två sätt:
1. Du kan distansera dig från dem. Se dem mot horisonten så de åtminstone ser mindre ut.
2. Du kan dela upp dem i munsbitar
Alterntiv 1: Du kan distansera dig från dem
Den här metoden väljs ofta. Ta det välkända exempelet med Nyårsafton. Vi fattar beslut för det kommande året och samlar en hel hjord elefanter vid horisonten. På avstånd förefaller de väldigt små och det är lätt att intala sig att man kan klara dem alla. De är lätta att omvandla till nyårslöften: ”Nästa år ska jag verkligen tillbringa mer tid tillsammans med barnen, gå ner i vikt, utveckla en hel ny produktserie och lära mig spela fiol.”
Alternativ 2: Du kan dela upp dem i munsbitar
Den här metoden är den enda som kan leda till resultat – till att elefanten blir ”uppäten”.
TMI’s elefantteknik
- Dela upp elefanten i munsbitar. Planera regelbundet in ”bitar” av elefanten som ”uppgift för dagen”, ”uppgift för veckan” etc.
- Se till att du ”äter” en bit varje dag förutom att du utför dina andra rutinuppgifter.
- Se till att du gör slut på elefanten.
- Koncentrera dig på en eller högst två elefantuppgifter åt gången
Tveka inte att ta hjälp av externa rådgivare när du vill och behöver arbeta enligt elefanttekniken. Vi hjälper dig gärna. Av egen erfarenhet vet vi att den är mycket effektiv och ger de resultat du vill nå, så vi har erfarenhet och kompetens att hjälpa dig på bästa sätt