Ja, den frågan sysselsätter säkert företagsledare en hel del – av många skäl. Främst handlar det då säkert om att IT-system kostar att köpa och underhålla, att de kräver mycket tid för implementering, utbildning och underhåll samt att eventuella effektivitetsvinster är oförutsägbara.
Samtidigt är det nog idag näst intill omöjligt för företag att klara sig utan IT-system i någon form, som stöd för administration, kommunikation, produktion och försäljning med mera. Och idag räcker det ju heller inte med att företagets IT-system finns tillgänglig i de egna kontorslokalerna, utan kraven är att de skall kunna nås via externa ingångar/utgångar i systemen via PC, mobil och surfplatta.
- Office365/Google Business Suite
- Teams/Google Meet/Zoom
- Outlook/Google Mail
- OneDrive/SharePoint/Google Drive/Dropbox
Idag klara sig nog inget företag utan flera av dessa IT-verktyg för, i första hand, den interna och externa kommunikationen. Och de finns lätt tillgängliga på nätet. Trots det är det inte bara att ladda ner, installera och börja arbeta. Nej man behöver först ta reda på
- Hur många licenser behöver vi – kostnad?
- Vilket licenspaket passar oss bäst – kostnad?
- Hur ska behörigheter/licenser hanteras internt hos oss
- Vilka säkerhetslösningar behöver vi?
- Vem hanterar säkerhetsfrågorna?
När det kommer till administration i övrigt, utöver kontorspaketen, har den nya tekniken faktiskt inneburit klara tids- och effektivitetsvinster för hela ekonomiadministrationen. Bokföring, hanteringen av penningflöden in och ut, fakturering med mera, ligger ju idag ”på nätet” lätt åtkomligt. Visst även dessa verktyg/hjälpmedel kostar, men affärsmodellerna för dessa är idag logiska, transparanta och överskådliga.
Så har vi då den uppsjö av andra ”nödvändiga”? IT-stöd för marknadsföring/försäljning, order-lager-fakturering, produktionsstyrning, projektering, kvalitetsuppföljning med mera. Ja, listan kan göras mycket lång. Här finns otaliga leverantörer, alla med sina lösningar mer eller omfattande och komplicerade, egna tekniska lösningar etcetera. Och den här delen av IT-komplexiteten är kanske den allra svårast för mindre företag. Utbudet är enormt, pris- och affärsmodeller oklara och komplicerade och många gånger är möjligheterna till utvärdering/test på förhand samt kundanpassning obefintlig. Trots detta har även mindre företag svårt att klara sig utan IT-stöd för
- Marknadsföring/försäljning, så kallade CRM-system
- Order-lager-fakturering då det handlar om tillverkande företag.
- Kassasystem för butiker och liknande som hanterar inbetalningar, lager och försäljning mot faktura
Till dessa kommer sedan de mer företagsspecifika behoven av mycket varierande slag, som i sitt rätta sammanhang och utformning kan stärka konkurrenskraften betydligt.
Mot bakgrund av komplexiteten och kostnaderna för IT-hjälpmedel i företaget generellt, är det viktigt att gå systematiskt till väga innan man fattar investeringsbesluten och verkligen analysera det egna företagets behov. Vi har redan här ovan berört några av de frågor som bör ingå i analysen. Därutöver behöver ni också tänka igenom
- Vilka funktioner behöver vi egentligen?
- Kan vi växa i systemen?
- Vilka behov av feed back har vi från våra primära IT-system?
- Plan för implementering, underhåll och utbildning
- Hur kan våra primära IT-system kommunicera med varandra?
Det är näst intill omöjligt att genomföra en sådan nödvändig analys helt på egen hand. Ta hjälp utifrån! Kolla runt med branschkollegor, prata med vänner och bekanta även i andra branscher. Kort sagt var öppen med de egna funderingarna och behoven, då blir lösningen just för dig och ditt företag lättare att hitta. Vi hjälper dig också gärna med de kunskaper och erfarenheter vi samla inom området i våra dagliga kontakter med våra kunder och nätverk.