Hur ska man som ägare styra bolaget utifrån ägarperspektivet? En inte helt enkel fråga att besvara, men helt klart spelar ägardirektivet även i det sammanhanget. Några övergripande frågor man bör ställa sig kan bidra till att konkretisera hur man som ägare kan och vill, mera specifikt, utöva sin ägarstyrning
- Hur vet jag hur bolaget går och mår?
- Saknar jag någonting idag?
- Vad behöver jag för att känna mig trygg med bolagets framtid
Ägaren/ägarna utövar ju sitt inflytande genom bolagsstämman och via styrelsen. Ägardirektivet är och förblir därför styrande för styrelsen och VD och ska följas vid strategiska beslut. Ägaren ska inte ingripa i operativa frågor utan styr på övergripande nivå. Men ägaren/ägarna har givetvis ett legitimt intresse att löpande få information om hur bolaget går och utvecklas. Bolaget ska därför säkerställa ett transparent och regelbundet informationsflöde till ägaren/ägarna genom till exempel:
Kvartalsvis rapportering som omfattar:
- Ekonomiskt utfall (resultat, balans, kassaflöde)
- Prognoser och riskbedömningar
- Status på strategiska mål
Årlig verksamhetsplan och budget ska presenteras för och godkännas av ägaren/ägarna innan implementering.
Omedelbar rapportering vid:
- Större investeringar eller avvikelser från budget
- Väsentliga risker eller händelser som påverkar bolagets ställning
När man bestämt vilka rapporter man som ägare löpande vill ha, blir det dags att slå fast när och hur rapporterna ska levereras – kort sagt bestämma kommunikationsprinciperna. Grundkravet är alltid all kommunikation med ägaren ska vara korrekt, tydlig och ske i tid. Bolaget ska säkerställa att informationen är tillgänglig och begriplig för ägaren. Ägaren har rätt till insyn i bolagets verksamhet och dokumentation. När man ändå är inne på den här punkten är det också en klar fördel att ta med principerna för den interna kommunikationen ut i organisationen samt också principerna för extern kommunikation med intressenter och allmänhet.
Under den här punkten i ägardirektivet är det också lämpligt att fastslå tydliga ramar för de olika beslutsnivåerna i företaget. Till exempel:
- Styrelsen ansvarar för att verkställa ägardirektivet.
- VD ansvarar inom ramen för VD-instruktionen för löpande drift och rapportering till styrelsen.
Ägaren beslutar om:
- Strategiska investeringar över X MSEK
- Förvärv eller avyttring av verksamhet
- Ändringar i bolagets övergripande mål
Vi återkommer som vanligt till att det, i detta slags diskussioner, är en styrka att ta in perspektiv och synpunkter från externa rådgivare. Vi hjälper er gärna.