Dum fråga säger Du kanske, klart man litar på personalen. Det måste man ju, annars går det inte att driva företag. Och visst är det så, man behöver kunna lita på sina medarbetare, sina kompanjoner och samarbetspartners. Tillit är en förutsättning också för företagande och affärsverksamhet.
Men, och det här är viktigt, att lita på sina medarbetare är inte liktydigt med att släppa kontroll och uppföljning. Det är snarare en förutsättning för att bygga tillit i företaget. Med effektiv kontroll och uppföljning, tydlig för alla i företaget kan man som företagare förvänta sig att alla följer reglerna och när det sker kan man lita på sin personal.
Nu tycker många att detta med kontroll och uppföljning är genant – man vill inte misstro eller ”spionera” på sina arbetskamrater. Här har Du som företagare/ledare en pedagogisk utmaning – att förklara och motivera nyttan av goda kontroll- och uppföljningsrutiner. Att dessa är en god försäkring för att företaget drivs och fungerar på ett korrekt sätt. Både lagligt och gentemot kunder, leverantörer och anställda. Har Du fungerande rutiner är också förutsättningarna betydligt bättre att Du snabbt kan upptäcka om någon, mot förmodan, skulle bryta mot reglerna och därmed minimera skadorna.
Hur gör man då för att skapa god kontroll och uppföljning? En bra grundregel är att organisera arbetet så att ingen arbetar ensam med de känsliga processerna. Till exempel
· Ingen ensam handhar kassa och bankkonton.
· Ingen ensam hanterar betalning av leverantörsfakturor
· Ingen ensam hanterar order, lager och kundfakturering.
· Ingen ensam hanterar inköp, varumottagning och lagerföring
Organiserar Du arbetet med dessa processer så att minst två medarbetare involveras och att rutinerna innebär att ingen av dem kan agera på egen hand. Båda måste involveras för att lösa uppgifterna. Kombinerat med anpassade och regelbundna rapporter ur företagets system, har Du en bra början. Dessutom gör det här sättet att organisera arbetet att Du minskar sårbarheten vid sjukdom och annan frånvaro
Nu är detta några allmänt hållna och översiktliga tips och det behövs mer för att skapa väl fungerande rutiner för kontroll och uppföljning. För att minimera de interna riskerna i Ditt företag behöver Du gå igenom Ditt företags processer och organisation. En inte helt enkel uppgift. Tveka inte att ta hjälp av externa rådgivare i det arbetet. Vi hjälper Dig gärna.
www.ownership4.com