Under den här hösten går vi igenom ägardirektivet och vad som kan ingå in det och som vi rekommenderar. Detta göres genom något som kallas styrelsens arbetsordning. Styrelsen ska jobba och har ansvar för verksamheten, men nästan viktigast är att man lägger upp strategin för företaget och att man följer ägarnas vilja i ägardirektivet! Tyvärr är det ofta som man inte har ordentlig struktur i styrelsearbetet.
Syftet med en arbetsordning är att man sätter upp ramar förarbetet och att man gör en översyn av styrelsearbete årligen eller efter behov. I starten av en ny styrelse måste man konstituera sig och utse en styrelseordförande, men även teckningsrätt, hur man ska arbeta och fastställa VD-instruktionen.
Styrelsen ska ha minst 4 styrelsemöten om året, kallelsen bör skickas ca. en vecka före varje styrelsemöte och bestämma när dessa möten ska ske.
VD ansvarar för att de underlag och rapporter som hen ska se till så att styrelsen ska ha, finns tillhanda enligt bl.a. VD-instruktionen.
En bra sak för att få struktur på styrelsearbetet är att använda ett ”styrelsehjul” dvs. att styrelsen har olika ämnen och saker som tas upp med regelbundenhet.
Här tar vi upp exempel på hur man kan dela upp styrelsearbetet under året.
På alla möten ska följande finnas med:
Godkännande av föregående protokoll
VD-rapport / verksamhetsrapport
Ekonomisk status
Beslutsärenden
Övriga frågor
Sedan behövs regelbundet under året men inte på varje möte följande och detta är ett exempel.
Januari:
Genomgång av föregående årsresultat
Strategisk planering för kommande år
Fastställande av verksamhetsmål
Riskbedömning och prioriteringar
Mars:
Godkännande av budget
Verksamhetsplanens detaljer
Rapport från VD eller verksamhetschef
Uppföljning av strategiska mål
Maj
Genomgång och godkännande av årsredovisning
Revisionsberättelse
Förberedelser inför årsmöte
Valberedningens arbete
Juni
Genomförande av årsmöte
Val av styrelseledamöter
Konstituerande möte (fördelning av roller)
Uppdatering av policydokument
September
Halvårsrapport och ekonomisk uppföljning
Utvärdering av verksamhetens utveckling
Personalfrågor och arbetsmiljö
Eventuella investeringar eller projekt
November
Styrelseutvärdering
Planering inför nästa år
Uppföljning av hållbarhetsarbete
Kommunikation med medlemmar/ägare
Men vad som är viktigt det är att göra en lista på vad man måste ta upp i den aktuella verksamheten. Dessa ämnen kommer och kan ändras men det är bra att följa en lista på vad som är viktigt! Det är inte helt enkelt så ta gärna hjälp av någon. Vi har en del erfarenhet av detta.