Blogg

För att skapa effektivitet i styrelsearbetet är det lämpligt att utgå från en väl genomarbetad arbetsordning, som också innehåller årsarbetsplan, vd-instruktion, instruktioner för rapportering, attest/delegationsordning samt sammanställning av policys och riktlinjer. Arbetsordningen ska tillställas varje styrelseledamot, styrelsesuppleant och vd.

En arbetsordning för styrelsen i ett svenskt aktiebolag är ett styrdokument som reglerar hur styrelsens arbete ska bedrivas.

Här är en översikt över vad som bör ingå i en arbetsordning:

1. Inledning och syfte

• Beskrivning av arbetsordningens syfte, klargöra styrelsens ansvar, rutiner och arbetsfördelning.
• Hänvisning till ABL, bolagsordning, ägardirektiv och andra styrdokument.

2. Styrelsemöten

• Antal ordinarie möten per år (t.ex. minst 4).
• Förutsättningar för extra möten och strategimöten
• Kallelser och dagordning: vem ansvarar, hur långt i förväg ska kallelse skickas?
• Mötesform: fysiskt, digitalt eller hybrid.
• Protokollföring: ansvarig (ofta VD eller sekreterare), godkännande av protokoll.

3. Ärendehantering

• Hur ärenden bereds och vilka beslutsunderlag som krävs.
• Rutiner för att tillföra nya ärenden till dagordningen.
• Sekretess och hantering av känslig information.

4. Styrelsens ansvar och uppgifter

• Övergripande ansvar enligt ABL:
  • Tillsätta och avsätta VD
  • Fastställa budget och affärsplan
  • Kontrollera bolagets organisation och ekonomiska förvaltning
• Eventuell arbetsfördelning inom styrelsen (t.ex. ansvar för vissa områden eller kommittéer).

5. Relation till VD

• Instruktioner för VD (separat dokument, men kan refereras).
• Rutiner för rapportering från VD till styrelsen.
• Frekvens och innehåll i VD-rapporter.

6. Uppföljning och utvärdering

• Styrelsens egen självvärdering – årlig översyn av arbetsform och effektivitet.
• Uppföljning av mål, risker, intern kontroll och utestående ärenden.

7. Kommittéer (om tillämpligt)

• Exempel: revisionsutskott, ersättningsutskott.
• Beskriv deras mandat, sammansättning och arbetsformer.

 8. Övrigt

• Jäv och intressekonflikter – hur dessa hanteras.
• Ersättningar till styrelseledamöter (kan också vara i separat policy).
• Rutiner vid extra styrelsemöten eller krissituationer.

I synnerhet för mindre företag kan detta med arbetsordning för styrelsen ses som väl komplicerat, kanske till och med onödigt. Vi menar dock att det är mödan värt att ta fram en genomarbetad arbetsordning för alla företag, oavsett storlek. Den skapar ordning och reda och underlättar bolagets styrning. Ta gärna hjälp av extern kompetens vid upprättandet av arbetsordningen. Vi har lång och gedigen erfarenhet av bolagsstyrningsfrågor och hjälper dig gärna.

m

www.ownership4.com