Vi sitter i en hel del möten, där vi upptäcker att man har inte riktigt bra kolla på hur ett bra möte ska vara. Många känns fel för det kan vara fel personer, fel frågor mm. Därför vill vi gå igenom hur ett bra möte kan genomföras.
1. Förberedelser före mötet
- Bestäm datum, tid och plats i god tid.
- Skicka kallelse till styrelseledamöter enligt stadgarna. Detta gäller inte bara för styrelser men är viktigt att både de som ingår i styrelsen kallas plus de som är adjungerade dvs. de som behövs med special kunskaper för mötet. De kan vara med på de punkter som berör dem sedan behöver de inte vara med.
- Ta fram tydlig dagordning och bifoga relevanta handlingar (rapporter, beslutsunderlag, budget med mera). Försöka att ha lite olika teman på styrelsemötet så det inte bara blir rapporter utan det styrelsen ska vara dvs. lägga upp strategier.
- Säkerställ att alla deltagare har tillgång till dokument i förväg. Skicka gärna ut dagordningen minsta 7 dagar innan, så alla kan och ska ha gått igenom det som behöver förberedas.
- Utse mötesordförande (om inte redan given) och sekreterare.
2. Inledning av mötet
- Mötesordförande öppnar mötet.
- Kontroll av närvaro, fastställande av röstberättigade och adjungerade
- Godkännande av dagordningen.
- Val av justerare (för att verifiera protokollet).
- Föregående protokoll gås igenom och godkänns.
3. Genomgång av huvudärenden
- Rapporter från ordförande, kassör, verksamhetsansvariga eller arbetsgrupper.
- Genomgång av ekonomi och uppföljning av budget.
- Strategiska frågor och diskussioner (framtida planering, projekt, beslut). Gärna ett tema för varje styrelsemöte. Titta på styrelseakademins styrelsehjul!
- Hantering av beslutsärenden – ett i taget, med tydliga beslutsformuleringar. Det bör finnas att beslutsdokument som anger beslutet, vad som beslutats, när det ska träda i kraft och vem som är ansvarig. Här kan även ligga projekt då bör även startdatum anges och när det ska avslutas och redovisas.
- Eventuella informationsärenden som inte kräver beslut.
4. Avslutande punkter
- Övriga frågor – sådant som inte tagits upp tidigare.
- Sammanfattning av fattade beslut och ansvarsfördelning.
- Bestämning av datum för nästa möte.
- Mötesordförande avslutar mötet.
5. Efter mötet
- Sekreteraren skriver mötesprotokoll.
- Protokollet justeras av utsedd justerare.
- Protokollet distribueras till styrelsen och arkiveras.
- Uppföljning på tilldelade uppgifter och beslut inför nästa möte.
Använder ni denna lathund så har ni kommit en bra bit men ta gärna hjälp av någon så ni får mer effektiva styrelsemöten. Ta gärna en kurs i styrelsemetodik, vi kan både svensk och ”Robert rules of Order”.(engelsk). Dels leder tydlighet och dokumentation helt enkelt till att vissa risker elimineras, dels att man har en god beredskap att möta andra risker när/om de uppstår.