Många är mycket frågande till Microsofts affärsmodell där man i stort sett bara vänder sig till stora kunder. Nu i tider av snabbt växande AI upplever små och medelstora företag stora problem att hänga med i utvecklingen på ett sätt som förväntas av dem. Av praktiska, tidsmässiga och ekonomiska skäl har många inte ens utvecklat grundläggande verksamhetsstöd baserade på OneDrive, SharePoint och Teams med flera, av det slag som krävs för att kunna inkorporera också AI på det sätt som krävs och förväntas.
Vi kommer därför i ett antal kommande inlägg diskutera IT-situationen för ägarledda företag, som ju utgör vår huvudsakliga målgrupp. Vi är på intet sätt experter på området, men vi har samlat en hel del information och frågeställningar genom våra dagliga kontakter med kunder och våra övriga nätverk. Syftet är inte att komma med färdiga lösningar utan mera bidra till diskussion och reflektion.
Alla verkar prata AI idag och de problem detta skapar, men problemet är nog egentligen inte AI i sig, utan problemet är att AI synliggör ett digitaliseringsgap som har byggts upp under 10-15 år. Ser man det ur Microsofts perspektiv så bygger hela Copilot-strategin på att AI ska kunna läsa, förstå och relatera till ett företags egen information. För att det ska fungera krävs att informationen redan finns:
- i SharePoint
- i OneDrive
- i Teams
- i Exchange/Outlook
- i affärssystem som är integrerade
För en stor organisation är det ofta redan verklighet.
För många mindre företag ser verkligheten snarare ut så här:
- filer på lokala datorer
- några nätverksdiskar
- e-postarkiv som kunskapsbas
- dokumentversioner skickade fram och tillbaka
- Dropbox här, Google Drive där
- en redovisningsbyrå som sitter på ekonomisystemet
När Microsoft visar Copilot-demonstrationer utgår de ofta från att grundplattformen redan är på plats. För många mindre företag är det alltså inte fallet.
AI-satsningen har i stor utsträckning kommunicerats som om alla företag redan hade hunnit genomföra den molnresa som många fortfarande kämpar med.
För ett företag med:
- 5 anställda
- begränsad IT-budget
- ingen egen IT-chef
kan rekommendationen ibland uppfattas som: ”För att börja använda AI behöver ni först bygga om hela er informationshantering”. Det blir ett högt tröskelvärde.
Samtidigt finns en viktig missuppfattning därmånga tror att de måste vara ”färdigdigitaliserade” innan de kan börja använda AI, vilket heller inte stämmer.
Det går att idag identifiera tre konstruktiva nivåer, som kan hjälpa mindre företag att växa in i ökad IT-mognad och succesivt utveckla fungerande IT-baserat verksamhetsstöd:
Nivå 1: Personlig AI
Exempel:
• ChatGPT
• Copilot Chat
• Claude
Används för:
• offertutkast
• avtal
• mötesanteckningar
• marknadsföring
• analyser
Krav på IT-mognad är låg
Man kan få enorm nytta redan här.
Nivå 2: Dokumentcentrerad AI
Exempel:
• Copilot i Microsoft 365
• AI-funktioner i affärssystem
Krav:
• dokument lagrade i OneDrive/SharePoint
• grundläggande ordning och struktur
Här börjar de stora effektivitetsvinsterna.
Nivå 3: Verksamhetsintegrerad AI
Exempel:
• Copilot Studio
• egna agenter
• automatiserade processer
• Power Automate
• ERP- och CRM-integrationer
Här finns de riktigt stora vinsterna, men också de största investeringarna.
Rådet till mindre företag blir därför också att det viktigaste är att inte försöka ta sig direkt till nivå 3, utan växa i takt med ökad IT-mognad, som ovanstående steg kan bidra till att skapa. I kommande inlägg kommer vi att utveckla, fördjupa och konkretisera hur ni kan arbeta vidare med IT-frågorna utifrån IT-mognad och befintliga IT-stöd i det egna företaget.