I vårt förra inlägg för två veckor sedan diskuterade vi en del om mindre företags möjligheter att, trots begränsade kunskaper och begränsade resurser, ändå försiktigt börja implementera AI i sitt företags verksamhet. Givetvis är alla sådan initiativ positiva, men förr eller senare måste man i företaget också börja se till helheten av sin digitala användning. Vad använder vi idag? Vad behöver vi i framtiden? Vilka resurser har vi? Med mera, med mera. Och då väcks också helt andra frågor än bara rent tekniska.
Till dels kommer det att handla om transaktionskostnader. Ett företag med tre anställda, till exempel måste börja:
- förstå identitetshantering,
- förstå SharePoint,
- förstå behörigheter,
- förstå MFA (multifaktor autentisering),
- förstå säkerhetspolicys, etc
då blir kostnaden för att använda systemet nästan lika stor som kostnaden för att köpa det. Och då uteblir nyttan. Ur ett verksamhetsperspektiv är det därför ganska ointressant att en lösning kan göra 100 saker om företaget bara lyckas få i gång 10 av dem. Ändå vill man i ett sådant företag säkert
- kunna logga in utan problem.
- hitta sina dokument.
- dela filer med kunder.
- chatta med kollegor.
- att e-post fungerar.
- att allt fungerar även när jag byter dator.
Det låter nästan banalt. Men det är där det verkliga värdet skapas för många mindre företag.
AI kräver en grund att stå på
När Microsoft visar upp Copilot ser det väldigt enkelt ut ”Sammanfatta projektet.” ”Skapa en offert.” ”Analysera kunddialogen.” Men då finns ofta en dold förutsättning:
- dokumenten ligger rätt,
- behörigheterna är korrekta,
- informationen är digital,
- processerna är någorlunda standardiserade.
Har man en fungerande informationsmiljö blir AI kraftfullt. Kunskapen sitter idag hos människor snarare än i system. Och AI fungerar bäst när kunskapen finns i strukturerad digital form.
Det är lätt att hamna i en ond cirkel
I många fall kan man se följande mönster:
- Företaget köper Microsoft 365.
- Man upptäcker att grundkonfigurationen är mer komplex än förväntat.
- Man anlitar en IT-leverantör.
- IT-leverantören bygger en tekniskt korrekt lösning.
- Verksamheten förstår inte lösningen.
- Man börjar använda kringvägar.
- Kringvägarna blir standardprocesser.
Till slut har man en miljö som är säker och korrekt ur IT-perspektiv, men tyvärr ineffektiv ur verksamhetsperspektiv. Mycket styrs också av att säkerhet har blivit den dominerande designprincipen på grund av
- cyberattacker,
- ransomware,
- identitetsstölder,
- regulatoriska krav.
Konsekvensen har blivit att nästan varje problem betraktas som ett säkerhetsproblem. Tyvärr skapar detta lätt en uppgivenhet där användare börjar tänka: ”Det där går nog inte att få att fungera.” – då upphör verksamhetsutvecklingen. Man slutar ställa frågan – ”Hur skulle vi kunna arbeta smartare?” och börjar i stället fråga: -”Hur kommer vi runt systemet?”
Det ger en mycket stor skillnad. Då används kanske 10-20 % av potentialen i de verktyg man faktiskt betalar för.
Utmaningen är därför att skapa en grundkonfiguration som stämmer överens med hur människor faktiskt arbetar. Det är därför mer ett designproblem i gränslandet mellan teknik, säkerhet och verkligt företagande, än ett rent tekniskt problem.
Tekniken är inte det stora hindret
Det intressanta är att småföretagen sannolikt kommer att ha råd med AI.
Nu kostar en Copilot- eller AI-licens ofta betydligt mindre än en dags konsulttid.
Problemet är i stället hur företag ska skapa en miljö där AI kan användas effektivt? Däri ligger flaskhalsen.
Vad kan man ändå göra?
Småföretagen kommer inte att halka efter på grund av AI, de riskerar att halka efter på grund av infrastrukturen runt AI. De företag som lyckas kommer vara de som först får ordning på:
- dokument,
- informationsdelning,
- kunddata,
- interna processer,
- identiteter och behörigheter.
När den grunden väl finns kan AI ge mycket stora effekter. Men utan den grunden blir AI mest ännu ett verktyg som lovar mycket men inte riktigt kommer till användning.
De kommande fem åren bör därför handla mindre om att lära småföretag hur man använder AI och mer om att hjälpa dem få ordning på allt det som borde ha varit löst redan innan AI kom. Det är där den stora utmaningen för Sveriges småföretag faktiskt ligger. Vårt råd till dig som företagare blir därför att inte låta er stressas av AI-utvecklingen per se, utan fokusera på att, utifrån era egna resurser och egna förutsättningar, successivt bygga den företagsanpassade grundläggande IT-struktur, som företaget behöver för att ”komma in i” AI-världen