Blogg

Hur bör ett möte fungera?

Vi kommer här efter det att vi märkt att det finns behov av lite tips vad gäller mötes ordning och teknik. Både Matts och Jag har suttit i både bra och dåliga möten, precis som många av er.

Vi ska ta upp följande punkter:

  1. Planera mötet, material men också tid och var
  2. Skicka kallelse
  3. Dagordning
  4. Protokoll

När manplanerar ett möte så är det de öppna frågorna som måste lösas först.

  1. Varför ska man ha mötet. Viktiga att få fram detta tydligt i kallelsen som jag kommer tillbaka till.
  2. Var ska man mötet. Hur stort rum eller online
  3. När ska man ha mötet och hur långt. Viktigt bestämma tillräckligt långt fram så alla kan komma men inte så långt fram så att det blir inaktuellt mm.
  4. Vem ska vara med på mötet. Kalla bara in de människor som bör vara med på mötet och är det en styrelse är det de valda plus de adjungerade vi mötet

Hur ska vi sedan kalla?

  1. Kallelsen bör skickas ut minst en vecka innan med bilagor, men tidpunkten kan man ha distribuerat tidigare, men viktigast av allt är att alla underlag är hos deltagarna minst en vecka innan. Alla skall ha underlagen inför besluten i god tid. Ingen ska kunna komma på mötet och säga att de inte läst!
  2. På kallelsen är det viktigt meddela vilka som är kallade och var och när mötet både börjar och slutar. Slut tiden är viktig så man vet när man kan planera annat antingen det är privat eller i jobbet.

Då bar det tid för dagordningen, den ska innehålla följande:

  1. Mötet öppnas
  2. Val av ordförande och sekreterare för mötet
  3. Godkännande av dagordningen
  4. Föregående protokoll
  5. XX
  6. Xx
  7. Xx
  8. Övriga frågor
  9. Mötet avslutas

Nästan det viktigaste är protokollet som sekreteraren för, men som sedan alltid ska justeras så sekreteraren har uppfattat allt rätt. Detta gör också att sekreteraren har makten och har den som tolkar besluten därför krävs justering och att protokollen signeras. Sedan bör man som bilaga till alla protokoll ha en ”att göra” lista med vem som är ansvarig vad ska göras, när det ska vara klart och i vissa fal när det ska påbörjas.

Protokollen ska sedan arkiveras och ska vara underlag för bolagsstämman eller årsmötet.

Har ni gått igenom detta så har ni fått lite råd och hjälp til framgångsrika möten! Glöm inte att på bolagsstämmor och årsmöten är det bra att ha en extern ordförande för då kan ordinarie ordförande var med inlägg mm.

Glöm aldrig att se till att alla som är med i mötet yttrar sig och är aktiv!

Vill ni ha hjälp finns vi som alltid

www.ownership4.com

Dela: